アウトルックでできる時短は3つ

Windowsのメールソフトとして有名なアウトルックは、毎日のメールを片付けるために、触れない日がない方は多いでしょう。ですが、仕事に欠かせないメール作業は、満足できているでしょうか？ 仕事をもっと効率化したいとき、アウトルックは“⁠毎日⁠”のことなので、時短に相性がいいのです。

時短に大切なのは、自分の作業の中で「どの時間を効率化できるか」ということを常に考え続けることです。アウトルックでは次の3つの時間を減らすことが考えられます。

• ①マウスを使う時間
• ②文章を入力する時間
• ③アウトルックの操作の時間そのもの

①の中で、まず思いつきやすいのは、「⁠ショートカットを使いこなして時間を減らす」という方法でしょう。ショートカットは膨大な数が用意されていて、ネットなどでも使い方を探すことができますが、ただやみくもにショートカットを覚えればいいわけではありません。「⁠自分のメール作業の流れがどうなっているのか」「⁠最も効率化できるショートカットはなにか」を見極めて、本当に時短につながるショートカットを覚えて使いこなす必要があります。

また、②に注目してみましょう。ビジネスメールでは、「⁠○○様」「⁠お世話になっております」「⁠よろしくお願いいたします」など定型文がたくさんあります。これをいちいちキーボードで入力しているなら、時短のチャンスです。1回は短い時間で済んでも、毎日5通書くとすれば、1か月で100通、1年で1000通分となります。このような文章は、テンプレート化してしまいましょう。ほんのわずかなキー操作だけで完了するので、かなりの効率化になります。

メールだけではないアウトルックの時短術

「メールのためのソフト」というイメージが圧倒的なアウトルックですが、じつは「カレンダー」や「連絡先管理」の機能も備わっています。メールだけで使ったことが無い方も多いかもしれませんが、毎日のメールでアウトルックを使っているなら、この機能を使わないのはもったいないです。うまく使えば、メール・スケジュールの管理が一気に時短できます。

本書『アウトルック［最強］時短仕事術』では、毎日のメール処理の効率化・成果向上はもちろん、アウトルックの連絡先・カレンダー機能を使った時短ノウハウを紹介しています。毎日触るアウトルックだからこそ、ここから仕事の効率化をはじめてみるのはいかがでしょうか。